In breve: questa informativa sulla privacy spiega quali dati trattiamo per gestire ordine, pagamento, spedizione, assistenza e obblighi di legge. Titolare del trattamento è JACQUELYNANN CREATIVE LIMITED. Puoi chiedere accesso, correzione, cancellazione o portabilità scrivendo a support@vapeprocure.com.

Titolare del trattamento

  • Marchio: VapeProcure
  • Ragione sociale: JACQUELYNANN CREATIVE LIMITED
  • Sede legale: Suite 6, 67 Coney Road, Londonderry, Northern Ireland, BT48 8JP, United Kingdom
  • Indirizzo di corrispondenza: Suite 6, 67 Coney Road, Londonderry, Northern Ireland, BT48 8JP, United Kingdom
  • E-mail per la privacy: support@vapeprocure.com
  • WhatsApp: +852 51863360
  • Sito: https://vapeprocure.com

Per domande sulla privacy, richieste degli interessati o reclami sul trattamento scrivi prima di tutto a support@vapeprocure.com.

Norme applicabili e basi giuridiche

Trattiamo i dati personali in base a:

  • Regolamento (UE) 2016/679, il GDPR;
  • norme italiane sulla protezione dei dati personali;
  • norme contabili e fiscali applicabili;
  • norme su tutela dei consumatori e commercio elettronico.

La base giuridica dipende dalla finalità: esecuzione del contratto o misure precontrattuali, obbligo di legge, tuo consenso, legittimo interesse nostro o di terzi.

Principi che seguiamo

Trattiamo i dati in modo lecito, corretto e trasparente, per finalità determinate ed esplicite, solo nella misura necessaria, con accuratezza, per il tempo necessario e con adeguate misure tecniche e organizzative.

Non vendiamo dati personali a terzi.

Dati tecnici e sicurezza del sito

Quando visiti il sito, il provider di hosting e i sistemi informatici possono registrare dati tecnici.

Dati trattati: indirizzo IP; data e ora della visita; tipo e versione del browser; sistema operativo e tipo di dispositivo; pagine visitate; pagina di provenienza; dati su errori tecnici e incidenti di sicurezza; identificatori di sessione.

Finalità: far funzionare il sito; individuare e correggere errori; prevenire accessi non autorizzati e attacchi; mantenere la sicurezza dei sistemi; verificare abusi.

Base giuridica: legittimo interesse al funzionamento sicuro del sito.

Conservazione: i normali dati di log tecnici sono conservati di norma per un massimo di 90 giorni. In caso di incidente di sicurezza, abuso o controversia conserviamo i dati collegati per il tempo necessario all’accertamento e alla tutela dei diritti.

Responsabile del trattamento: Hostinger, provider di hosting.

Ordine e consegna

Quando effettui un ordine trattiamo i dati necessari a registrarlo, confermarlo, prepararlo, spedirlo e comunicare con te.

Dati trattati: nome e cognome; e-mail; numero di telefono; indirizzo di fatturazione; indirizzo di spedizione; prodotti ordinati; quantità; valore dell’ordine; costo di spedizione; metodo di pagamento; numero d’ordine; note dell’ordine; stato dell’ordine e della consegna; sconti e coupon; data dell’ordine; se necessario identificatori tecnici come l’indirizzo IP.

Finalità: registrare e confermare l’ordine; preparare i prodotti; eseguire il contratto; informarti; organizzare la consegna; gestire il pagamento; emettere la fattura; gestire resi, cambi e rimborsi; esercitare o difendere diritti.

Base giuridica: esecuzione del contratto; obbligo di legge; legittimo interesse alla gestione dei diritti.

Conservazione: i dati del contratto e dell’ordine sono conservati per il tempo necessario a far valere eventuali diritti, di norma fino a 5 anni. Fatture e documenti contabili sono conservati almeno 8 anni.

Fatturazione e contabilità

Per emettere fatture e rispettare gli obblighi contabili trattiamo: nome; indirizzo di fatturazione; numero d’ordine; prodotti acquistati; importo pagato; costo di spedizione; metodo di pagamento; data e numero della fattura; se necessario codice fiscale o partita IVA.

Base giuridica: obbligo di legge. Conservazione: almeno 8 anni. Fatturazione e contabilità sono gestite internamente da JACQUELYNANN CREATIVE LIMITED (VapeProcure).

Spedizione e corrieri

Per consegnare il pacco trasmettiamo i dati necessari al corriere incaricato. Il nostro partner principale è GLS. Possiamo scegliere un altro corriere in base a disponibilità, qualità del servizio o altre condizioni operative.

Dati trasmessi: nome del destinatario; indirizzo di spedizione; numero di telefono; e-mail; identificativo dell’ordine o del pacco; importo in contrassegno; note di consegna; altre informazioni necessarie alla consegna.

Finalità: spedire il pacco; consegnarlo; inviare le notifiche di tracciamento; incassare il contrassegno; gestire consegne fallite o contestate; gestire pacchi persi o danneggiati.

Base giuridica: esecuzione del contratto di vendita. Il corriere può trattare i dati ricevuti anche secondo la propria informativa privacy.

Contrassegno e pagamenti online

Il metodo di pagamento predefinito è il contrassegno. Per gli ordini in contrassegno possiamo trasmettere al corriere l’importo da incassare, l’identificativo dell’ordine o del pacco, lo stato del pagamento e i dati del destinatario necessari alla consegna.

Per il pagamento anticipato online devi contattare l’assistenza clienti. Prima di trasmettere i dati o di iniziare il pagamento ti comunichiamo il nome del prestatore di servizi di pagamento e le condizioni privacy applicabili.

Dati trattati per i rimborsi: nome dell’intestatario del conto; numero di conto o IBAN; nome della banca; importo da rimborsare; numero d’ordine; identificativo della transazione o del rimborso; dati di un altro canale di incasso concordato con te.

Dati che non chiediamo mai

VapeProcure non chiede via e-mail o WhatsApp:

  • il numero completo della carta di pagamento;
  • il codice CVV o CVC;
  • il PIN bancario;
  • la password di home banking;
  • il codice di sicurezza monouso ricevuto via SMS;
  • le credenziali di accesso alla banca.

Non inviare questi dati in nessun messaggio.

Assistenza clienti

Puoi contattare l’assistenza via e-mail o WhatsApp.

Dati trattati: nome; e-mail; numero di telefono; identificativo WhatsApp; numero d’ordine; contenuto del messaggio; conversazione con l’assistenza; foto, video e altri allegati; dati sul prodotto e sulla confezione; informazioni su resi e rimborsi.

Finalità: rispondere alle domande; verificare gli ordini; gestire problemi di spedizione; esaminare difetti; gestire cambi, resi e rimborsi; rispondere ai reclami; prevenire frodi e abusi.

Base giuridica: esecuzione del contratto; misure precontrattuali; obbligo di legge; legittimo interesse alla gestione delle richieste e dei diritti.

Conservazione: la corrispondenza ordinaria con l’assistenza è conservata di norma fino a 3 anni dalla chiusura del caso. Se il messaggio riguarda il contratto, la contabilità o un diritto, conserviamo i dati più a lungo in base all’obbligo o al termine di prescrizione.

Gmail e WhatsApp possono trattare dati tecnici e di comunicazione secondo le proprie condizioni. Se non vuoi usare WhatsApp, puoi scriverci via e-mail.

Resi, cambi e problemi di qualità

Per gestire un reso, un cambio o un problema di qualità possiamo chiederti: nome e recapiti; numero d’ordine; nome e identificativo del prodotto; data di ricezione; descrizione del problema; video dell’apertura del pacco; video che mostra il funzionamento del prodotto; foto della parte difettosa; foto della confezione esterna e interna; etichetta di spedizione; numero di tracciamento del reso; coordinate bancarie necessarie al rimborso.

Finalità: verificare il problema segnalato; identificare il prodotto; stabilire l’origine del danno o del difetto; eseguire cambio o rimborso; riconoscere richieste fraudolente o abusive; gestire i diritti.

Base giuridica: esecuzione del contratto; obbligo di legge; legittimo interesse alla gestione dei diritti e degli abusi.

Conservazione: i dati dei resi e delle pratiche di qualità sono conservati di norma fino a 5 anni dalla chiusura del caso. I dati collegati a documenti contabili o a rimborsi possono essere conservati almeno 8 anni.

Gestione dei reclami

In caso di reclamo scritto possiamo trattare: nome del reclamante; indirizzo di residenza o di corrispondenza; e-mail; numero di telefono; numero d’ordine; contenuto del reclamo; prove allegate; la nostra risposta; i documenti relativi alla definizione del caso.

Base giuridica: obbligo di legge. Conservazione: il reclamo scritto e la copia della risposta di merito sono conservati 3 anni in base alle norme di tutela dei consumatori.

Rifiuti ripetuti di pacchi in contrassegno

Possiamo registrare i pacchi in contrassegno rifiutati senza motivo, per ridurre abusi e perdite dovute a ordini non ritirati.

Dati trattati: nome; e-mail; numero di telefono; indirizzo di spedizione; numeri d’ordine interessati; date degli ordini; stato di consegna comunicato dal corriere; numero di rifiuti; motivo noto del mancato ritiro; tua spiegazione o ricorso; esito della revisione manuale.

Finalità: riconoscere abusi ripetuti; ridurre perdite di spedizione ingiustificate; gestire in modo sicuro il contrassegno; riesaminare manualmente i casi contestati.

Base giuridica: legittimo interesse alla protezione dei nostri servizi e dei nostri interessi economici.

Conservazione: massimo 12 mesi dall’ultimo rifiuto documentato. In caso di reclamo, controversia o pretesa in corso possiamo conservare i dati fino alla chiusura definitiva del caso.

Limitazione e revisione: dopo tre rifiuti documentati e ingiustificati il contrassegno può essere limitato temporaneamente. La decisione non è mai solo automatizzata: ogni caso è riesaminato manualmente. Puoi chiedere il riesame scrivendo a support@vapeprocure.com.

Account cliente

Se sul sito è possibile creare un account, possiamo trattare: nome utente; nome; e-mail; numero di telefono; indirizzo di fatturazione e di spedizione; password cifrata o salvata come hash; ordini precedenti; impostazioni salvate.

Non conserviamo la password in forma leggibile.

Finalità: gestire l’account; ordinare più rapidamente; mostrare gli ordini precedenti; gestire i dati del cliente. Base giuridica: il servizio richiesto e l’esecuzione del contratto. Conservazione: fino alla cancellazione dell’account. La cancellazione non riguarda i dati di ordine, fatturazione o reclamo che dobbiamo ancora conservare per legge o per far valere un diritto.

Recensioni e commenti

Se sul sito è possibile inviare recensioni o commenti, possiamo trattare: nome visualizzato o nickname; e-mail; testo della recensione; valutazione in stelle; data di invio; indirizzo IP; dato di verifica dell’acquisto.

L’e-mail indicata non viene pubblicata. Possiamo rimuovere recensioni illegali, offensive, ingannevoli, pubblicitarie o che contengono dati di altre persone.

Verifica dell’età

Il sito può mostrare prodotti destinati agli adulti. A questo scopo possiamo trattare: la dichiarazione di maggiore età; l’identificativo tecnico dell’accettazione della finestra di verifica; la data e l’ora dell’accettazione.

Chiediamo la data di nascita esatta solo quando il trattamento è realmente necessario per il servizio o per un obbligo di legge.

Newsletter e messaggi di marketing

Se attiviamo la newsletter, inviamo messaggi di marketing solo con il tuo consenso preventivo e volontario.

Dati trattati: nome, se lo indichi; e-mail; data di iscrizione; prova tecnica del consenso; data di disiscrizione.

Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento con il link di disiscrizione presente nel messaggio o scrivendo all’assistenza. La revoca non incide sulla liceità del trattamento già effettuato. Se la funzione newsletter non è attiva, non effettuiamo trattamenti per questa finalità.

Cookie e tecnologie simili

Il sito può usare cookie e tecnologie simili per funzionare.

Cookie necessari: possono servire per il carrello, per il processo di checkout, per l’accesso, per la sicurezza della sessione, per le impostazioni linguistiche o tecniche e per ricordare la tua scelta sui cookie.

Cookie non necessari: usiamo cookie statistici, funzionali o di marketing solo con il tuo consenso, se questi servizi sono attivi. Puoi accettare, rifiutare, configurare per categoria o revocare in seguito il consenso ai cookie non necessari.

L’elenco dettagliato dei cookie e la loro durata sono nella Cookie policy.

Destinatari e responsabili del trattamento

Possono accedere ai dati personali solo i collaboratori e i fornitori che ne hanno bisogno per svolgere il loro compito. Destinatari o responsabili del trattamento sono in particolare:

  • il provider di hosting;
  • il manutentore del sito e il fornitore informatico;
  • i corrieri, attualmente soprattutto GLS;
  • il fornitore di posta elettronica;
  • il fornitore del servizio di comunicazione WhatsApp;
  • il servizio di fatturazione e contabilità;
  • il prestatore di servizi di pagamento online, se paghi online;
  • banche e istituti finanziari;
  • consulenti legali o per la tutela dei consumatori;
  • autorità, tribunali e altri organi quando la comunicazione è prevista dalla legge.

Trasmettiamo ai fornitori solo i dati necessari al loro compito.

Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Alcuni fornitori informatici, di posta o di comunicazione possono trattare dati anche in Paesi fuori dallo Spazio economico europeo. In questi casi il trasferimento avviene con garanzie adeguate, per esempio una decisione di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard o un’altra garanzia riconosciuta dal GDPR. Il GDPR prevede che tu sia informato sul trasferimento verso Paesi terzi e sulle garanzie applicate.

Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui: connessione HTTPS cifrata; limitazione degli accessi in base ai ruoli; uso di password robuste; autenticazione a più fattori dove disponibile; aggiornamenti di sicurezza regolari; backup; protezione da malware e accessi non autorizzati; obbligo di riservatezza per i collaboratori; analisi degli incidenti di sicurezza.

Nessuna trasmissione via Internet è sicura in ogni condizione, ma applichiamo le misure di protezione ragionevolmente prevedibili.

Decisioni automatizzate

Non utilizziamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o ti riguardino in modo analogamente significativo. L’eventuale limitazione per rifiuti ripetuti di pacchi in contrassegno prevede sempre una revisione manuale.

I tuoi diritti

  • chiedere informazioni sul trattamento dei tuoi dati personali;
  • accedere ai dati personali trattati;
  • chiedere la correzione dei dati inesatti;
  • chiedere la cancellazione dei dati, alle condizioni previste;
  • chiedere la limitazione del trattamento;
  • chiedere la portabilità dei dati in un formato strutturato, in alcuni casi;
  • opporti al trattamento basato sul legittimo interesse;
  • revocare il consenso in qualsiasi momento;
  • presentare reclamo all’autorità di controllo per la protezione dei dati personali;
  • ricorrere all’autorità giudiziaria.

Il diritto alla cancellazione non è illimitato: non possiamo cancellare subito i dati la cui conservazione è imposta da obblighi contabili, fiscali, di tutela dei consumatori o da altre norme.

In base al GDPR rispondiamo alla richiesta senza ingiustificato ritardo e di norma entro un mese. Per richieste complesse o numerose il termine può essere prorogato di altri due mesi, dandotene informazione.

Come inviare una richiesta

Puoi inviare una richiesta privacy a support@vapeprocure.com indicando: il tuo nome; l’e-mail usata per l’ordine, se rilevante; il numero d’ordine, se la richiesta riguarda un ordine; l’oggetto preciso della richiesta.

Per proteggere i dati personali possiamo chiedere una ragionevole verifica della tua identità. Non chiediamo dati ulteriori non necessari alla tua identificazione.

Reclamo all’autorità di controllo

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali sia illecito, puoi presentare reclamo all’autorità di controllo competente in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali. Puoi anche ricorrere all’autorità giudiziaria. I recapiti aggiornati e le modalità di reclamo sono pubblicati sul sito ufficiale dell’autorità.

Dati dei minori

I servizi di VapeProcure non sono destinati ai minori. Non chiediamo e non vogliamo trattare dati di ordine o di marketing provenienti da minori. Se veniamo a conoscenza che un minore ha fornito dati personali senza una base giuridica adeguata, adottiamo le misure necessarie per cancellarli.

Modifiche a questa informativa sulla privacy

Possiamo modificare questa informativa, in particolare se cambia il funzionamento del sito, se utilizziamo nuovi fornitori o responsabili del trattamento, se diventano disponibili nuovi metodi di pagamento o di spedizione, se cambiano i processi di trattamento o se cambia la legge.

La versione in vigore è sempre disponibile su questa pagina. In caso di modifiche rilevanti possiamo informare gli utenti sul sito o via e-mail, se abbiamo il recapito necessario.

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