Политика за поверителност — накратко

Тази политика за поверителност обяснява какви лични данни събира VapeProcure, защо ги събира, колко дълго ги пази и как можеш да поискаш достъп, поправка или изтриване на своите данни. Отговаряме на искания по GDPR по правило в срок от един месец, а данните по поръчки и фактури пазим толкова, колкото изисква законът.

Кой отговаря за личните ти данни

Администратор на личните данни, събирани през този сайт, е JACQUELYNANN CREATIVE LIMITED, която предлага продуктите под марката VapeProcure. Седалище и адрес за кореспонденция: Suite 6, 67 Coney Road, Londonderry, Northern Ireland, BT48 8JP, United Kingdom. Имейл за въпроси за защита на личните данни: support@vapeprocure.com. WhatsApp: +852 51863360. Уебсайт: https://vapeprocure.com.

По въпроси за личните данни, искания по GDPR и оплаквания се свързвай първо с нас по имейл.

По какви правила обработваме данните

  • Регламент (ЕС) 2016/679, или GDPR;
  • българският Закон за защита на личните данни;
  • българските изисквания за счетоводство и данъци;
  • правилата за защита на потребителите и електронната търговия.

Обработваме данни на едно от четири основания: изпълнение на договор или действия преди сключването му, законово задължение, твоето съгласие и легитимен интерес на VapeProcure или на трето лице.

Принципи, които спазваме

Обработваме личните данни законосъобразно, честно и прозрачно, за конкретна и ясна цел, само в необходимия обем, точно и актуално, доколкото е възможно, за необходимия срок и с подходяща техническа и организационна защита. Не продаваме лични данни на трети лица.

Техническа работа и сигурност на сайта

При посещение на сайта хостинг доставчикът и информационните системи на сайта могат да записват технически данни.

Какви данни

  • IP адрес;
  • дата и час на посещението;
  • тип и версия на браузъра;
  • операционна система и тип устройство;
  • посетени страници;
  • страница, от която си дошъл;
  • данни за технически грешки и събития по сигурността;
  • идентификатори на сесията.

За какво

  • работа на сайта;
  • откриване и отстраняване на грешки;
  • предотвратяване на неоторизиран достъп и атаки;
  • поддържане на сигурността на системата;
  • разследване на злоупотреби.

Основание

Легитимен интерес: сигурната работа на сайта на VapeProcure.

Срок на съхранение

Обикновените технически логове пазим обикновено до 90 дни. При инцидент по сигурността, злоупотреба или спор можем да пазим свързаните данни, докато трае разследването и докато е нужно за защита на правни претенции.

Обработващ

Хостинг доставчик: Hostinger International Ltd.

Поръчка и изпълнение

При поръчка обработваме данните, нужни за записване, потвърждаване, комплектоване, изпращане на пратката и връзка с теб.

Какви данни

  • име и фамилия;
  • имейл адрес;
  • телефонен номер;
  • адрес за фактуриране;
  • адрес за доставка;
  • поръчани продукти;
  • количество;
  • стойност на поръчката;
  • цена на доставка;
  • начин на плащане;
  • номер на поръчката;
  • бележка към поръчката;
  • статус на поръчката и на доставката;
  • данни за отстъпки и купони;
  • дата и час на поръчката;
  • при нужда технически идентификатори, например IP адрес.

За какво

  • записване и потвърждаване на поръчката;
  • комплектоване на продуктите;
  • изпълнение на договора;
  • уведомяване на купувача;
  • организиране на доставката;
  • обработка на плащането;
  • фактуриране;
  • обработка на връщания, замени и възстановявания;
  • предявяване и защита на правни претенции.

Основание

  • изпълнение на договора;
  • законово задължение;
  • легитимен интерес при правни претенции.

Срок на съхранение

Данните по договора и поръчката пазим, докато е възможно предявяване на граждански претенции — обикновено до 5 години. Фактурите и счетоводните документи се пазят най-малко 8 години според счетоводните правила.

Фактуриране и счетоводство

Данните по издадените фактури и счетоводните документи обработваме, за да изпълним законовите си задължения.

Какви данни

  • име;
  • адрес за фактуриране;
  • номер на поръчката;
  • закупени продукти;
  • платена сума;
  • цена на доставка;
  • начин на плащане;
  • дата и номер на фактурата;
  • при нужда данъчен номер.

Основание

Законно задължение.

Срок на съхранение

Счетоводните документи и данните в основата им пазим най-малко 8 години.

Обработващ

Доставчик на фактуриране и счетоводство: JACQUELYNANN CREATIVE LIMITED (VapeProcure).

Доставка и куриерски услуги

За да стигне пратката до теб, предаваме нужните данни на куриера, определен за поръчката. Основният ни партньор за доставка е GLS. Можем да ползваме и друг куриер, ако това е нужно заради достъпността или качеството на услугата.

Какви данни предаваме

  • име на получателя;
  • адрес за доставка;
  • телефонен номер;
  • имейл адрес;
  • номер на поръчката или на пратката;
  • сума за наложен платеж;
  • бележка за доставката;
  • друга информация, нужна за предаването на пратката.

За какво

  • изпращане на пратката;
  • предаване на получателя;
  • изпращане на известия за проследяване;
  • събиране на сумата при наложен платеж;
  • разследване на неуспешна или оспорена доставка;
  • обработка на изгубена или повредена пратка.

Основание

Изпълнение на договора за покупка. Куриерът може да обработва предадените данни и по своята политика за поверителност.

Наложен платеж и онлайн плащания

Плащането по подразбиране е наложен платеж. При такава поръчка можем да предадем на куриера сумата за плащане, номера на поръчката или пратката, статуса на плащането и данните на получателя, нужни за предаването.

За онлайн предплащане се свържи с поддръжката. Преди да предадем данните или да започне плащането, ти казваме името на платежния доставчик и приложимите условия за защита на данните.

Данни при възстановяване на сума

  • име на титуляра на сметката;
  • номер на банкова сметка или IBAN;
  • име на банката;
  • сума за възстановяване;
  • номер на поръчката;
  • идентификатор на транзакцията или на възстановяването;
  • данни за друг канал за получаване на пари, ако си го одобрил.

Предупреждение за сигурност

VapeProcure никога не иска по имейл или WhatsApp: пълен номер на банкова карта, CVV или CVC код, банков PIN, парола за онлайн банкиране, еднократен код от SMS или данни за вход в банка. Не изпращай такива данни в никакво съобщение.

Връзка с поддръжката

С поддръжката може да се свържеш по имейл или WhatsApp.

Какви данни

  • име;
  • имейл адрес;
  • телефонен номер;
  • идентификатор в WhatsApp;
  • номер на поръчката;
  • съдържание на съобщението;
  • кореспонденцията с поддръжката;
  • снимки, видеа и други прикачени файлове;
  • данни за продукта и опаковката;
  • информация за връщане и възстановяване.

За какво

  • отговори на въпроси;
  • проверка на поръчки;
  • решаване на проблеми с доставка;
  • разследване на дефекти;
  • обработка на замяна, връщане и възстановяване;
  • отговори на оплаквания;
  • предотвратяване на измами и злоупотреби.

Основание

  • изпълнение на договора;
  • действия преди сключване на договор;
  • законово задължение;
  • легитимен интерес при обслужване и правни претенции.

Срок на съхранение

Обикновената кореспонденция с поддръжката пазим обикновено до 3 години след приключване на случая. Ако съобщението е свързано с договор, счетоводство или правна претенция, пазим данните по-дълго, според съответното задължение или давностен срок.

Gmail и WhatsApp могат да обработват технически и комуникационни данни по своите условия. Ако не искаш да ползваш WhatsApp, може да се свържеш с нас по имейл.

Връщания, замени и качествени проблеми

При връщане, замяна или качествен проблем можем да поискаме следните данни:

  • име и данни за връзка с купувача;
  • номер на поръчката;
  • име и идентификатор на продукта;
  • дата на получаване;
  • описание на проблема;
  • видео от отварянето на пратката;
  • видео, което показва работата на продукта;
  • снимки на дефектната част;
  • снимки на външната и вътрешната опаковка;
  • товарителницата;
  • номер за проследяване на връщането;
  • банкови данни, нужни за възстановяване на сума.

За какво

  • разследване на заявения проблем;
  • идентифициране на продукта;
  • установяване на причината за повредата или качествения проблем;
  • изпълнение на замяна или възстановяване;
  • разпознаване на измамни или злоупотребяващи искания;
  • защита на правни претенции.

Основание

  • изпълнение на договора;
  • законово задължение;
  • легитимен интерес при правни претенции и злоупотреби.

Срок на съхранение

Данните по връщания и качествени проблеми пазим обикновено до 5 години след приключване на случая. Данните, свързани със счетоводен документ или възстановяване, пазим най-малко 8 години.

Оплаквания

При писмено оплакване можем да обработваме името на подателя, адреса му, имейла, телефона, номера на поръчката, съдържанието на оплакването, приложените доказателства, нашия отговор и документите по уреждането на случая.

Основание: законово задължение. Писменото оплакване и копието от съдържателния отговор пазим 3 години според правилата за защита на потребителите.

Отказ от пратки с наложен платеж

Можем да водим отчет на необосновано отказаните пратки с наложен платеж, за да ограничим злоупотребите и загубите от неприети поръчки.

Какви данни

  • име на купувача;
  • имейл адрес;
  • телефонен номер;
  • адрес за доставка;
  • номерата на засегнатите поръчки;
  • дати и часове на поръчките;
  • статус на доставката при куриера;
  • брой на отказите;
  • известната причина за неприемане;
  • обяснението или възражението, което си подал;
  • резултатът от ръчната проверка.

Основание

Легитимен интерес: защита на услугите и икономическите интереси на VapeProcure.

Срок на съхранение

Пазим данните най-много 12 месеца от последния документиран отказ. При текущо оплакване, спор или претенция можем да ги пазим до окончателното приключване на случая.

Ограничение и проверка

При три документирани и необосновани отказа от пратка с наложен платеж възможността за плащане при доставка може да бъде временно ограничена. Решението не се взема само от автоматична система — всеки случай се преглежда ръчно от наш служител. Може да поискаш преглед на решението на support@vapeprocure.com.

Профил на клиента

Ако в сайта има възможност за клиентски профил, можем да обработваме потребителско име, име, имейл адрес, телефонен номер, адрес за фактуриране и доставка, криптирана или хеширана парола, предишни поръчки и запазени настройки. Паролата в четим вид не се съхранява.

Целта е работа на профила, по-бърза поръчка, преглед на предишни поръчки и обслужване на клиентски данни. Основание: услугата, която искаш, и изпълнението на договора. Пазим данните до изтриване на профила. Изтриването не засяга данните по поръчки, фактури или оплаквания, които трябва да пазим по закон или заради правна претенция.

Отзиви и коментари

Ако в сайта може да се подава отзив или коментар, можем да обработваме показваното име или псевдоним, имейл адрес, текста на отзива, оценката със звезди, датата на подаване, IP адрес и данни за проверка на закупения продукт. Имейлът не се показва публично. Можем да премахнем отзиви, които са незаконни, обидни, подвеждащи, с рекламен характер или съдържат данни на други хора.

Проверка на възрастта

Сайтът показва продукти за пълнолетни. Затова можем да обработваме декларацията за пълнолетие, техническия идентификатор на приемането на прозореца за възраст и датата и часа на приемането. Точна дата на раждане искаме само когато обработката ѝ е действително нужна за услугата или за законово задължение.

Бюлетин и маркетингови съобщения

Ако VapeProcure предлага бюлетин, изпращаме маркетингови съобщения само с твоето предварително и доброволно съгласие. Обработваме име, ако го дадеш, имейл адрес, дата на абониране, техническо доказателство за съгласието и дата на отписване. Съгласието може да бъде оттеглено по всяко време чрез връзката за отписване в съобщението или с имейл до поддръжката. Оттеглянето не засяга законосъобразността на досегашната обработка. Ако функцията за бюлетин не е включена, такава обработка не се извършва.

Бисквитки и подобни технологии

Сайтът може да използва бисквитки и подобни технологии, за да работи.

Необходими бисквитки

  • работа на количката;
  • поддържане на процеса на плащане;
  • вход в профила;
  • сигурност на сесията;
  • езикови и технически настройки;
  • запомняне на избора за бисквитки.

Незадължителни бисквитки

Статистически, функционални или маркетингови бисквитки използваме само с твоето съгласие, ако такива услуги са включени. Може да ги приемеш, да ги откажеш, да ги настроиш по категории или да оттеглиш съгласието си по-късно. Подробен списък на бисквитките и сроковете им има в отделно известие за бисквитките.

Обработващи и получатели на данни

Достъп до личните данни имат само служителите и доставчиците, на които това е нужно за съответната задача. Получатели или обработващи са по-специално: хостинг доставчикът; доставчикът за поддръжка на сайта и информационни услуги; куриерските служби, в момента основно GLS; доставчикът на имейл услуги; доставчикът на комуникационната услуга WhatsApp; доставчикът на фактуриране и счетоводство; доставчикът на онлайн плащания, когато има онлайн плащане; банки и финансови институции; правни съветници и съветници по защита на потребителите; органи, съдилища и други институции, когато предаването е предвидено в закон. На доставчиците даваме само данните, нужни за тяхната задача.

Предаване на данни извън Европейското икономическо пространство

Някои доставчици на информационни, имейл или комуникационни услуги могат да обработват данни и в държави извън Европейското икономическо пространство. Такова предаване се извършва с подходящи гаранции, например решение за адекватно ниво на защита на Европейската комисия, стандартни договорни клаузи или друга гаранция, призната от GDPR. GDPR изисква да те уведомим за предаването в трета държава и за приложените гаранции.

Сигурност на данните

Прилагаме технически и организационни мерки, съобразени с риска. Това са по-специално криптирана HTTPS връзка, ограничаване на достъпа според правата, силни пароли, двуфакторно удостоверяване, където е налично, редовни актуализации за сигурност, резервни копия, защита срещу зловреден софтуер и неоторизиран достъп, задължение за поверителност на служителите и разследване на инциденти по сигурността. При предаване на данни по интернет пълна сигурност при всички обстоятелства не може да се гарантира, но прилагаме разумно очакваните мерки за защита.

Автоматизирани решения

Не използваме изцяло автоматизирано вземане на решения, което да поражда правни последици за теб или да те засяга по подобен значителен начин. Възможното ограничение заради повторни откази от пратки с наложен платеж винаги минава през ръчна проверка.

Твоите права

Имаш право да поискаш информация как се обработват личните ти данни, да получиш достъп до тях, да поискаш поправка на неточни данни, при определени условия да поискаш изтриване, да поискаш ограничаване на обработката, в определени случаи да получиш данните в преносим формат, да възразиш срещу обработка на основание легитимен интерес, да оттеглиш съгласието си по всяко време, да подадеш оплакване до надзорния орган и да се обърнеш към съд.

Правото на изтриване не е неограничено. Данни, които трябва да пазим заради счетоводно, данъчно, потребителско или друго законово задължение, не могат да бъдат изтрити веднага. По GDPR отговаряме на искане без неоправдано забавяне, по правило в срок от един месец. При сложно искане или голям брой искания срокът може да бъде удължен с още два месеца, за което те уведомяваме.

Как да подадеш искане

Искане за защита на личните данни се подава на support@vapeprocure.com. В искането посочи името си, имейла, с който си поръчал, ако е от значение, номера на поръчката, ако искането е свързано с поръчка, и точния предмет на искането. За защита на данните може да поискаме разумна проверка на самоличността. Не искаме допълнителни данни, които не са нужни за идентифицирането ти.

Оплакване до надзорния орган

Ако смяташ, че личните ти данни се обработват незаконосъобразно, може да подадеш оплакване до надзорния орган в България: Комисия за защита на личните данни (КЗЛД), https://www.cpdp.bg. Актуалните адрес, телефон и електронна поща са публикувани на официалния сайт на комисията. Имаш право и на съдебна защита.

Данни на непълнолетни

Услугите на VapeProcure не са предназначени за непълнолетни. Съзнателно не искаме и не желаем да обработваме данни за поръчки или маркетинг от непълнолетни. Ако научим, че непълнолетен е предоставил лични данни без надлежно основание, предприемаме нужните действия за изтриване на данните.

Промени в тази политика

Можем да изменяме тази политика за поверителност, особено когато се промени работата на сайта, включим нов доставчик или обработващ, появи се нов начин на плащане или доставка, променят се процесите по обработка или се измени законът. Винаги актуалната версия е на тази страница. При съществена промяна може да уведомим потребителите на сайта или по имейл, ако разполагаме с нужните данни за връзка.

Виж още