Ta politika zasebnosti pojasnjuje, katere osebne podatke VapeProcure zbira, uporablja, hrani in posreduje ter katere pravice imaš kot posameznik. Podatke obdelujemo po Uredbi (EU) 2016/679 (GDPR) in veljavni slovenski zakonodaji o varstvu osebnih podatkov. Zahteve naslovi na support@vapeprocure.com.

Velja od 6. avgusta 2026. Zadnja sprememba: 6. avgust 2026. Politika velja za spletno stran https://vapeprocure.com.

Politika zasebnosti: podatki o upravljavcu

  • Blagovna znamka: VapeProcure
  • Uradno ime upravljavca: JACQUELYNANN CREATIVE LIMITED
  • Sedež: Suite 6, 67 Coney Road, Londonderry, Northern Ireland, BT48 8JP
  • Poštni naslov: Suite 6, 67 Coney Road, Londonderry, Northern Ireland, BT48 8JP
  • E-pošta za varstvo podatkov: support@vapeprocure.com
  • WhatsApp: +852 51863360
  • Spletna stran: https://vapeprocure.com

Upravljavec spletne trgovine, ki deluje pod blagovno znamko VapeProcure, je zgoraj navedena uradna pravna oseba. Za vprašanja o varstvu podatkov, zahteve posameznikov ali pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov se najprej obrni na naš e-poštni naslov.

2. Predpisi, po katerih obdelujemo podatke

Osebne podatke obdelujemo predvsem po Uredbi (EU) 2016/679 (GDPR), po slovenski zakonodaji o varstvu osebnih podatkov, po predpisih o računovodstvu in obdavčitvi ter po pravilih o varstvu potrošnikov in elektronskem poslovanju.

Pravni temelj obdelave je glede na namen lahko:

  • izpolnitev pogodbe ali koraki pred sklenitvijo pogodbe,
  • izpolnitev zakonske obveznosti,
  • soglasje posameznika,
  • zakoniti interes VapeProcure ali tretje osebe.

3. Načela obdelave

VapeProcure osebne podatke obdeluje:

  • zakonito, pošteno in pregledno,
  • za določen in jasen namen,
  • le v potrebnem obsegu,
  • po možnosti natančno in ažurno,
  • le toliko časa, kolikor je potrebno,
  • ob ustreznem tehničnem in organizacijskem varovanju.

Osebnih podatkov ne prodajamo tretjim osebam.

4. Tehnično delovanje in varnost spletne strani

Ob obisku spletne strani lahko ponudnik gostovanja in informacijski sistemi spletne strani zabeležijo tehnične podatke.

Obdelani podatki:

  • naslov IP,
  • datum in čas obiska,
  • vrsta in različica brskalnika,
  • operacijski sistem in vrsta naprave,
  • obiskane strani,
  • izvorna stran (referrer),
  • podatki o tehničnih napakah in varnostnih dogodkih,
  • identifikatorji seje.

Namen: delovanje spletne strani, prepoznavanje in odpravljanje napak, preprečevanje nepooblaščenega dostopa in napadov, vzdrževanje varnosti sistema ter preiskava zlorab. Pravni temelj je zakoniti interes za varno delovanje spletne strani. Običajne tehnične dnevniške podatke hranimo praviloma največ 90 dni. Ob varnostnem dogodku, zlorabi ali sporu lahko povezane podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za preiskavo in uveljavljanje morebitnih pravnih zahtevkov. Obdelovalec: ponudnik gostovanja Hostinger.

5. Oddaja in izpolnitev naročila

Ob oddaji naročila obdelujemo podatke, potrebne za evidenco naročila, potrditev, pripravo, dostavo in stik s kupcem.

Obdelani podatki:

  • polno ime,
  • e-poštni naslov,
  • telefonska številka,
  • naslov za račun,
  • naslov za dostavo,
  • naročeni izdelki,
  • količina,
  • vrednost naročila,
  • strošek dostave,
  • način plačila,
  • številka naročila,
  • opomba k naročilu,
  • stanje naročila in dostave,
  • podatki o popustih in kuponih,
  • čas oddaje naročila,
  • po potrebi tehnični identifikatorji, na primer naslov IP.

Namen: evidenca in potrditev naročila, priprava izdelkov, izpolnitev pogodbe, obveščanje kupca, organizacija dostave, obdelava plačila, izdaja računa, obravnava vračil, zamenjav in vračila kupnine ter uveljavljanje ali obramba pravnih zahtevkov. Pravni temelj: izpolnitev pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti in zakoniti interes za obravnavo pravnih zahtevkov. Podatke, povezane s pogodbo in naročilom, hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za uveljavljanje morebitnih civilnopravnih zahtevkov, praviloma največ 5 let. Račune in knjigovodske listine je treba po računovodskih predpisih hraniti najmanj 8 let.

6. Izdaja računov in knjigovodstvo

Podatke, povezane z izdanimi računi in knjigovodskimi listinami, obdelujemo za izpolnitev zakonskih obveznosti.

Obdelani podatki:

  • ime,
  • naslov za račun,
  • številka naročila,
  • kupljeni izdelki,
  • plačani znesek,
  • strošek dostave,
  • način plačila,
  • datum in številka računa,
  • po potrebi davčna številka.

Pravni temelj: izpolnitev zakonske obveznosti. Knjigovodske listine in podatke, na katerih temeljijo, hranimo najmanj 8 let. Obdelovalec za izdajo računov in knjigovodstvo: JACQUELYNANN CREATIVE LIMITED.

7. Dostava in kurirske službe

Za dostavo paketa posredujemo potrebne podatke kurirski službi, določeni za naročilo. Naš trenutni glavni dostavni partner je GLS. VapeProcure lahko glede na dosegljivost ali kakovost storitve uporabi tudi drugega kurirja.

Posredovani podatki:

  • ime prejemnika,
  • naslov za dostavo,
  • telefonska številka,
  • e-poštni naslov,
  • identifikator naročila ali paketa,
  • znesek za plačilo po povzetju,
  • opomba za dostavo,
  • druge informacije, potrebne za dostavo paketa.

Namen: predaja paketa, dostava, pošiljanje obvestil o sledenju, pobiranje zneska po povzetju, preiskava neuspešne ali sporne dostave ter obravnava izgubljenega ali poškodovanega paketa. Pravni temelj: izpolnitev kupoprodajne pogodbe. Kurirska služba lahko prejete podatke obdeluje tudi po svojem obvestilu o zasebnosti.

8. Plačilo po povzetju in plačila prek spleta

Privzeti način plačila pri VapeProcure je plačilo po povzetju. Pri naročilu po povzetju lahko kurirski službi posredujemo znesek za plačilo, identifikator naročila ali paketa, stanje plačila in podatke prejemnika, potrebne za dostavo.

Za uporabo možnosti plačila prek spleta mora kupec stopiti v stik s podporo. O ponudniku plačilnih storitev in veljavnih pogojih obdelave kupca obvestimo pred posredovanjem podatkov ali pred začetkom plačila.

Podatki, obdelani za vračilo kupnine:

  • ime imetnika računa,
  • številka bančnega računa ali IBAN,
  • ime banke,
  • znesek za vračilo,
  • številka naročila,
  • identifikator transakcije ali vračila,
  • podatki o drugem kanalu za prejem denarja, ki ga odobri kupec.

Varnostno opozorilo: VapeProcure po e-pošti ali WhatsAppu ne zahteva celotne številke bančne kartice, kode CVV ali CVC, bančne kode PIN, gesla za spletno banko, enokratne varnostne kode iz SMS-a ali podatkov za prijavo v banko. Teh podatkov ne pošiljaj v nobenem sporočilu.

9. Stik s podporo

S podporo se lahko povežeš po e-pošti ali prek WhatsAppa. Obdelujemo lahko ime, e-poštni naslov, telefonsko številko, identifikator WhatsApp, številko naročila, vsebino sporočila, komunikacijo s podporo, fotografije, posnetke in druge priloge, podatke o izdelku in embalaži ter informacije o vračilu in vračilu kupnine.

Namen: odgovarjanje na vprašanja, preverjanje naročil, obravnava težav pri dostavi, preiskava napak na izdelkih, obravnava zamenjav, vračil in vračila kupnine, odgovarjanje na pritožbe ter preprečevanje goljufij in zlorab. Pravni temelj: izpolnitev pogodbe, ukrepi pred sklenitvijo pogodbe, zakonska obveznost in zakoniti interes za obravnavo zahtevkov. Splošno korespondenco s podporo hranimo po zaključku primera praviloma največ 3 leta. Če je sporočilo povezano s pogodbo, računovodstvom ali pravnim zahtevkom, lahko podatke hranimo dlje, skladno z obveznostjo ali zastaralnim rokom.

Pri uporabi Gmaila in WhatsAppa lahko tudi ta ponudnika obdelujeta tehnične in komunikacijske podatke po svojih pogojih. Kdor ne želi uporabljati WhatsAppa, nas lahko kontaktira po e-pošti.

10. Vračila, zamenjave in kakovostne težave

Pri obravnavi vračila, zamenjave ali kakovostne težave lahko zahtevamo ime in kontakt kupca, številko naročila, ime in identifikator izdelka, čas prevzema, opis težave, posnetek odprtja paketa, posnetek delovanja izdelka, fotografije okvarjenega dela, fotografije zunanje in notranje embalaže, dostavno nalepko, številko za sledenje vračila in bančne podatke, potrebne za vračilo kupnine.

Namen: preiskava prijavljene težave, identifikacija izdelka, ugotavljanje izvora poškodbe ali kakovostne težave, izvedba zamenjave ali vračila kupnine, prepoznavanje goljufivih ali zlorabljenih zahtevkov in obravnava pravnih zahtevkov. Pravni temelj: izpolnitev pogodbe, zakonska obveznost in zakoniti interes za obravnavo zahtevkov in zlorab. Podatke o vračilih in kakovostnih primerih hranimo po zaključku primera praviloma največ 5 let. Podatke, povezane s knjigovodsko listino ali vračilom kupnine, lahko hranimo najmanj 8 let.

11. Obravnava pritožb

Ob pisni pritožbi lahko obdelujemo ime pritožnika, naslov prebivališča ali poštni naslov, e-poštni naslov, telefonsko številko, številko naročila, vsebino pritožbe, predložene dokaze, naš odgovor na pritožbo in dokumentacijo o reševanju primera. Pravni temelj je izpolnitev zakonske obveznosti. Pisno pritožbo in kopijo vsebinskega odgovora hranimo po predpisih o varstvu potrošnikov 3 leta.

12. Ponavljajoča se zavrnitev paketov po povzetju

VapeProcure lahko vodi evidenco neutemeljeno zavrnjenih paketov po povzetju, da zmanjša zlorabe in izgube zaradi ponavljajočih se neprevzetih naročil. Obdelujemo lahko ime kupca, e-poštni naslov, telefonsko številko, naslov za dostavo, zadevne številke naročil, čas naročil, status dostave pri kurirju, število zavrnitev paketov, znani razlog neprevzema, pojasnilo ali pritožbo kupca in izid ročnega pregleda.

Namen: prepoznavanje ponavljajočih se zlorab, zmanjševanje neutemeljenih izgub pri dostavi, varno delovanje možnosti plačila po povzetju in ročni pregled spornih primerov. Pravni temelj: zakoniti interes za zaščito storitev in gospodarskih interesov VapeProcure. Podatke hranimo največ 12 mesecev od zadnje dokumentirane zavrnitve paketa. Ob nerešeni pritožbi, sporu ali zahtevku lahko podatke hranimo do pravnomočnega ali dokončnega zaključka primera.

Ob treh dokumentiranih in neutemeljenih zavrnitvah paketa po povzetju je možnost plačila po povzetju lahko začasno omejena. O omejitvi ne odloča izključno samodejni sistem; vsak primer pregleda naš sodelavec ročno. Kupec lahko pregled odločitve zahteva na support@vapeprocure.com.

13. Uporabniški račun

Če je na spletni strani omogočeno ustvarjanje uporabniškega računa, lahko obdelujemo uporabniško ime, ime, e-poštni naslov, telefonsko številko, naslov za račun in dostavo, šifrirano ali zgneteno geslo, prejšnja naročila in shranjene nastavitve. Gesla v izvirni, berljivi obliki ne hranimo.

Namen: delovanje računa, hitrejše naročanje, prikaz prejšnjih naročil in upravljanje podatkov o stranki. Pravni temelj: zagotavljanje storitve, ki jo zahteva uporabnik, in izpolnitev pogodbe. Podatke računa obdelujemo do izbrisa računa. Izbris ne vpliva na podatke o naročilih, računih ali pritožbah, ki jih moramo zaradi zakona ali pravnih zahtevkov še hraniti.

14. Ocene izdelkov in komentarji

Če je na spletni strani omogočeno pošiljanje ocen ali komentarjev, lahko obdelujemo prikazano ime ali vzdevek, e-poštni naslov, besedilo ocene, oceno z zvezdicami, čas oddaje, naslov IP in podatek o preverjanju nakupa izdelka. Navedeni e-poštni naslov ni javno prikazan. Nezakonite, žaljive, zavajajoče, reklamne ocene ali ocene, ki vsebujejo podatke drugih oseb, lahko odstranimo.

15. Preverjanje starosti

Spletna stran lahko prikazuje izdelke za odrasle. V ta namen lahko obdelujemo izjavo o polnoletnosti, tehnični identifikator sprejetja okna za preverjanje starosti in čas sprejetja. Natančen datum rojstva zahtevamo le, kadar je njegova obdelava resnično potrebna za storitev ali izpolnitev zakonske obveznosti.

16. Novice in marketinška sporočila

Če VapeProcure omogoča pošiljanje novic, marketinška sporočila pošiljamo izključno na podlagi predhodnega, prostovoljnega soglasja uporabnika. Obdelujemo lahko ime, če je navedeno, e-poštni naslov, čas prijave, tehnični dokaz soglasja in čas odjave. Soglasje je mogoče kadar koli preklicati s povezavo za odjavo v sporočilu ali z e-pošto podpori. Preklic ne vpliva na zakonitost predhodne obdelave. Če funkcija novic ni vklopljena, se podatki v ta namen ne obdelujejo.

17. Piškotki in podobne tehnologije

Spletna stran lahko za delovanje uporablja piškotke in podobne tehnologije. Nujni piškotki so lahko potrebni za delovanje košarice, potek blagajne, prijavo, varnost seje, jezikovne ali tehnične nastavitve in shranjevanje izbire piškotkov. Statistične, funkcionalne ali marketinške piškotke uporabljamo le na podlagi soglasja obiskovalca, če so te storitve vklopljene.

Obiskovalec lahko soglasje za neobvezne piškotke sprejme, zavrne, nastavi po kategorijah ali ga pozneje prekliče. Podroben seznam piškotkov in njihovo trajanje so navedeni v ločenem obvestilu o piškotkih.

18. Obdelovalci in prejemniki

Do osebnih podatkov lahko dostopajo le tisti sodelavci in ponudniki storitev, ki jih potrebujejo za izvedbo določene naloge. Prejemniki ali obdelovalci podatkov so predvsem ponudnik gostovanja, vzdrževalec spletne strani in ponudnik informacijskih storitev, kurirske službe, trenutno predvsem GLS, ponudnik e-pošte, ponudnik komunikacijskih storitev WhatsApp, ponudnik storitev izdaje računov in knjigovodstva, ponudnik spletnih plačil, če do plačila prek spleta pride, banke in finančne ustanove, pravni ali potrošniški svetovalci ter organi, sodišča in druga telesa, kadar posredovanje podatkov zahteva zakon. Ponudnikom posredujemo le podatke, potrebne za opravljanje njihove naloge.

19. Posredovanje podatkov zunaj Evropskega gospodarskega prostora

Nekateri ponudniki informacijskih, e-poštnih ali komunikacijskih storitev lahko obdelujejo podatke tudi v državah zunaj Evropskega gospodarskega prostora. V takšnem primeru lahko obdelava poteka ob ustreznih zaščitnih ukrepih, na primer na podlagi sklepa Evropske komisije o ustreznosti, splošnih pogodbenih določil ali drugega jamstva za prenos, ki ga priznava GDPR. GDPR zahteva, da je posameznik obveščen o prenosu v tretjo državo in o uporabljenih zaščitnih ukrepih.

20. Varnost podatkov

Za zaščito osebnih podatkov VapeProcure uporablja tehnične in organizacijske ukrepe, prilagojene tveganjem. Takšni ukrepi so lahko predvsem šifrirana povezava HTTPS, omejevanje dostopa po pooblastilih, uporaba močnih gesel, večfaktorska avtentikacija, kjer je na voljo, redne varnostne posodobitve, varnostne kopije, zaščita pred zlonamerno programsko opremo in nepooblaščenim dostopom, obveznost zaupnosti sodelavcev in preiskava varnostnih dogodkov. Pri prenosu podatkov po internetni povezavi popolne varnosti v vseh okoliščinah ni mogoče zagotoviti, uporabljamo pa razumno pričakovane zaščitne ukrepe.

21. Samodejno odločanje

VapeProcure ne uporablja izključno samodejnega odločanja, ki bi imelo pravne učinke za kupca ali bi ga podobno pomembno zadevalo. Morebitna omejitev zaradi ponavljajočih se zavrnitev paketov po povzetju v vsakem primeru vključuje ročni pregled.

22. Pravice posameznikov

Posameznik je upravičen:

  • zahtevati informacije o obdelavi svojih osebnih podatkov,
  • zahtevati dostop do obdelanih osebnih podatkov,
  • zahtevati popravek netočnih podatkov,
  • pod določenimi pogoji zahtevati izbris podatkov,
  • zahtevati omejitev obdelave,
  • v določenih primerih zahtevati prenos podatkov v prenosni obliki,
  • ugovarjati obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu,
  • kadar koli preklicati soglasje,
  • vložiti pritožbo pri nadzornem organu za varstvo podatkov,
  • se obrniti na sodišče.

Pravica do izbrisa ni neomejena. Podatkov, katerih hrambo zahtevajo računovodski, davčni, potrošniški ali drugi predpisi, ni mogoče takoj izbrisati. Po GDPR mora upravljavec na zahtevo posameznika odgovoriti brez nepotrebnega odlašanja, praviloma v enem mesecu. Pri zapletenih zahtevkih ali večjem številu zahtevkov se ta rok lahko podaljša za dodatna dva meseca, o čemer je treba posameznika obvestiti.

23. Vložitev zahteve posameznika

Zahtevo v zvezi z varstvom podatkov lahko vložiš na support@vapeprocure.com. V zahtevi navedi svoje ime, e-poštni naslov, uporabljen ob naročilu, če je to pomembno, številko naročila, če je zahteva povezana z naročilom, in natančen predmet zahteve. Za zaščito osebnih podatkov lahko po potrebi zahtevamo razumno preverjanje identitete. Ne zahtevamo dodatnih podatkov, ki niso potrebni za identifikacijo vlagatelja.

24. Pritožba pri nadzornem organu

Če posameznik meni, da je obdelava njegovih osebnih podatkov nezakonita, lahko vloži pritožbo pri slovenskem nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov – Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije. Pritožbo je mogoče vložiti tudi pri nadzornem organu v državi običajnega prebivališča, kraja dela ali kraja domnevne kršitve. Posameznik je upravičen tudi do sodnega varstva.

25. Podatki mladoletnih oseb

Storitve VapeProcure niso namenjene mladoletnim osebam. Zavestno ne zahtevamo in ne želimo obdelovati naročniških ali marketinških podatkov oseb, mlajših od 18 let. Če izvemo, da je mladoletna oseba brez ustreznega pravnega temelja navedla osebne podatke, izvedemo potrebne ukrepe za izbris podatkov.

26. Spremembe politike

VapeProcure lahko to politiko zasebnosti spremeni, predvsem ob spremembi delovanja spletne strani, ob uvedbi novega ponudnika ali obdelovalca, ob novem načinu plačila ali dostave, ob spremembi postopkov obdelave ali ob spremembi predpisov. Veljavna različica je vedno dostopna na tej strani. Ob bistveni spremembi lahko uporabnike obvestimo na spletni strani ali po e-pošti, če imamo potrebne kontaktne podatke.

Povezani izdelki in vodniki